Sekretariat - Digitalisierung der Kommunikation

Dem Sekretariat komm  eine ganz wesentliche Bedeutung in bezug auf die Wahrnehmung der Kanzlei in der "Außenwelt" zu. Sekretariatsmitarbeiter sind die erste Anlaufstelle für Klienten. Es kommt dabei besonders darauf an, sich auf die Klienten einstellen zu können.

Das Sekretariat ist quasi eine Informations- und Kommunikationsdrehscheibe. Es sorgt dafür, dass die Mitarbeiter in der Kanzlei mit den notwendigen Informationen versorgt werden, die Arbeitsergebnisse werden den Klienten zur Verfügung gestellt.

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Die Sekretariatsmitarbeiter sind die Anlaufstelle für Wünsche, Anregungen und Kritik der Klienten. Der wesentliche Unterschied zu früher liegt in der Art der Kommunikation. Gerade im Hinblick auf Informationen ist es wichtig, dass darauf geachtet wird, dass diese ungehindert in der Kanzlei zur Verfügung stehen und dass diese jederzeit wieder gefunden werden können.

Diese Informationen werden aber heute nicht mehr nur vom Sekretariat behandelt, sie werden auch von Mitarbeitern erstellt und gespeichert. Daher kommt einem gut organisierten Ablagesystem eine besondere Bedeutung zu. Diesbezüglich sind Regeln aufzustellen, wie alle Mitarbeiter mit Informationen umzugehen haben. Man benötigt hierzu eine kanzleieinheitliche Vorgangsweise.

Es muss gewährleistet werden, dass keine Informationen verloren gehen und dass Informationen auch an jene Mitarbeiter gelangen, die sie benötigen. Insofern kommt dem Sekretariat auch eine besondere Bedeutung zu, als es verantwortlich dafür gemacht werden kann, dass ein kanzleieinheitliches Archiv geschaffen wird.

Das Sekretariat ist aber auch die Drehscheibe für Informationen, welche die Kanzlei verlassen. Mit einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem können der Eingang von Informationen, die Weiterleitung, die Bearbeitung, der Ausgang von Informationen und die Archivierung digital erfolgen. Dem Sekretariat kommt auch eine große Bedeutung dahingehend zu, als es dafür zu sorgen hat, eingehende analoge Informationen zu digitalisieren, um deren Weiterbearbeitung digital erledigen zu können.

In der Vergangenheit wurde dem Sekretariat nicht die Bedeutung beigemessen, die ihm im digitalen Zeitalter zukommt. Das Sekretariat ist keine Insel mehr, es wird immer mehr mit allen Unternehmensbereichen verbunden und ist zuständig für den Kommunikationsfluss in der Steuerberatungskanzlei.

Leseempfehlung Artikelliste

Informationseingang per Gespräch

Der Informationseingang stellt quasi die Verbindung der Kanzlei zur Außenwelt dar. Sowohl aus Gründen der Qualitätssicherung als auch aus Beweisgründen ist es wichtig, den Informationseingang, unabhängig davon in welcher Technik er erfolgt, zu dokumentieren. Je nach Art des Informationseingangs sind Anweisungen für die Mitarbeiter zu formulieren, wie sie dabei vorzugehen haben.

Versenden von E-Mails

E-Mails sind ideal zum Versenden von Infomationen an Empfänger, welche diese unabhängig vom Zeitpunkt der Versendung lesen, bearbeiten und wieder versenden können. Die Vorteile von E-Mails sind unbestritten, aber sie haben auch Nachteile, die letztendlich zu Überlastung führen können. Ein kontrollierter Umgang mit E-Mails ist eine Voraussetzung für eine gute Kanzleiorganisation.

digitale Bilbliothek

Für Bücher und Zeitschriften in digitaler Form sind keine zusätzlichen Aktivitäten erforderlich, weil sie in der Regel in Datenbanken erfasst sind. Das hat den großen Vorteil, dass diese Literatur allen Mitarbeitern zur Verfügung steht und diese einen quasi unbegrenzten Zugang haben.

analoge Bibliothek

In der heutigen Zeit gibt es schon sehr viele Bücher und Zeitschriften in digitaler Form. Da es aber noch sehr gute Literatur in (nur) analoger Form gibt ist es wichtig, diese zu erfassen. Analoge Informationen gibt es in Form von Büchern, Zeitschriften, Berichten, Präsentationen und anderes mehr. Dabei ist folgendes festzuhalten.

Informationsausgang per Telefon

Der Informationsausgang stellt quasi die Verbindung der Kanzlei zur Außenwelt dar. Sowohl aus Gründen der Qualitätssicherung als auch aus Beweisgründen ist es wichtig, den Informationsausgang, unabhängig davon in welcher Technik er erfolgt, zu dokumentieren. Je nach Art des Informationsausgangs sind Anweisungen für die Mitarbeiter zu formulieren, wie sie dabei vorzugehen haben.

Informationsausgang per Post

Der Informationsausgang stellt quasi die Verbindung der Kanzlei zur Außenwelt dar. Sowohl aus Gründen der Qualitätssicherung als auch aus Beweisgründen ist es wichtig, den Informationsausgang, unabhängig davon in welcher Technik er erfolgt, zu dokumentieren. Je nach Art des Informationsausgangs sind Anweisungen für die Mitarbeiter zu formulieren, wie sie dabei vorzugehen haben.

Informationseingang per E-Mail

Der Informationseingang stellt quasi die Verbindung der Kanzlei zur Außenwelt dar. Sowohl aus Gründen der Qualitätssicherung als auch aus Beweisgründen ist es wichtig, den Informationseingang, unabhängig davon in welcher Technik er erfolgt, zu dokumentieren. Je nach Art des Informationseingangs sind Anweisungen für die Mitarbeiter zu formulieren, wie sie dabei vorzugehen haben.

Informationseingang per Telefax

Der Informationseingang stellt quasi die Verbindung der Kanzlei zur Außenwelt dar. Sowohl aus Gründen der Qualitätssicherung als auch aus Beweisgründen ist es wichtig, den Informationseingang, unabhängig davon in welcher Technik er erfolgt, zu dokumentieren. Je nach Art des Informationseingangs sind Anweisungen für die Mitarbeiter zu formulieren, wie sie dabei vorzugehen haben.

Informationseingang per Telefon

Der Informationseingang stellt quasi die Verbindung der Kanzlei zur Außenwelt dar. Sowohl aus Gründen der Qualitätssicherung als auch aus Beweisgründen ist es wichtig, den Informationseingang, unabhängig davon in welcher Technik er erfolgt, zu dokumentieren. Je nach Art des Informationseingangs sind Anweisungen für die Mitarbeiter zu formulieren, wie sie dabei vorzugehen haben.

Informationseingang per Post

Der Informationseingang stellt quasi die Verbindung der Kanzlei zur Außenwelt dar. Sowohl aus Gründen der Qualitätssicherung als auch aus Beweisgründen ist es wichtig, den Informationseingang, unabhängig davon in welcher Technik er erfolgt, zu dokumentieren. Je nach Art des Informationseingangs sind Anweisungen für die Mitarbeiter zu formulieren, wie sie dabei vorzugehen haben.