Einblicke in die Digitalisierung des Rechnungswesens, aus der praktischen Sicht eines Buchhalters
Vielen von Ihnen ist dieser Bereich der Digitalisierung mit Sicherheit bereits ein Begriff, wenn nicht sogar vollkommen vertraut. Dennoch halte ich es für wichtig, dieses Werkzeug zuerst vorzustellen, da man in diesem Bereich der Digitalisierung einige grundlegende Kenntnisse der Administration erwirbt, sich noch nicht mit Themen wie der DSGVO und dem urschriftgetreuen Digitalisat einer Papierrechnung befassen muss. Außerdem ermöglicht dies ihren Mitarbeitern ohne eine intensive Einschulung bzw. ohne das Erlernen eines gänzlich neuen Programms die ersten Erfahrungen und Erfolge im Bereich der Digitalisierung zu erleben.
Ich selbst benötige beispielsweise für die Verbuchung einer Bank mit 300 bis 500 Buchungszeilen inklusive Auszifferung und der Vornahme notwendiger Anpassungen bzw. Ergänzungen im Normalfall etwa 15-35 Minuten, wobei es auf Seiten der Klienten auch Sonderfälle gibt, wodurch sich die Effizienz des Bankdatenimports maßgeblich reduziert. Ich betreue beispielsweise Webshops, bei welchen als Zahlungsreferenz in der Regel die Bestellnummer anstelle der Rechnungsnummer angegeben wird, wodurch es dem Buchhaltungsprogramm nicht ohne Weiteres möglich ist, die Zahlung einem offenen Posten zuzuordnen. Da es sich meist um Einmalkunden handelt, hilft in diesen Fällen auch nicht die Verknüpfungsmöglichkeit von Zahlung zu Kunde in Form der Speicherung des IBAN des Zahlenden.
Hintergrund der Angabe der Bestellnummer ist der, dass der Käufer zuerst nur eine Bestellbestätigung erhält, welche er sofort zu bezahlen hat. Die Rechnung wird vollautomatisiert erst nach Erhalt der Zahlung bzw. mit Übergabe der Lieferung an den Paketdienst erstellt.
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Autor
Artikel verfasst von Patrick Riederich