Digitalisierung der ABLAUFORGANISATION

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Unter Ablauforganisation versteht man die sachliche, zeitliche, räumliche und personelle Abstimmung und Zuordnung der zur Leistungserstellung notwendigen Teilaufgaben.[1] In der Ablauforganisation kommt es ganz wesentlich auf die Bereitstellung von Informationen an, mit denen die entsprechenden Aufgaben erfüllt werden können. Verwaltungsaufgaben können nicht wirklich zentral erledigt werden, sie fallen in allen Bereichen einer Steuerberatungskanzlei an. Dabei kommt der Dokumentation, der Kontrolle, der Koordination und der Disposition eine besondere Bedeutung zu.

 

Einführung in das Thema

  1. Der Einsatz eines wikis zur Kanzleiorganisation - Steuerberatungskanzleien haben sich wohl unterschiedlich entwickelt, aber dennoch funktionieren sie sehr ähnlich. Um sich dem Wandel stellen zu können, müssen Steuerberatungskanzleien ihre Organisation überdenken und an neue Anforderungen anpassen.
  2. Ablauforganisation einer Steuerberatungskanzlei   -   Der hohe Stellenwert der Organisation einer Steuerberatungskanzlei wird deutlich, wenn man eine gut organisierte mit einer gar nicht, schlecht oder weniger gut organisierten Steuerberatungskanzlei vergleicht.
  3. Studie zur rationellen Gestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation am Beispiel eines Dienstleistungsunternehmens - In einer Untersuchung betreffend die Analyse der Aufbauorganisation wurde der Kanzleiinhaber und die Mitarbeiter befragt.
  4. Grundsätze ablauforganisatorischer Gestaltung - Die Ablauforganisation entsteht nach einer Analyse der Arbeitsabläufe und ihrer Zerlegung in Einzelschritte, die sich zur Gesamttätigkeit in sachlicher Abstimmung ergänzen. Dabei werden die Teilabläufe personell, maschinell, zeitlich und räumlich zugeordnet.
  5. Grundsätze der Mitarbeiterauswahl und -beurteilung - Kennzeichen eines freien Berufes ist neben der ideellen Leistung und der wirtschaftlichen Selbständigkeit die Persönlichkeit der Leistungserbringung. Der Wirtschaftstreuhandbetrieb hat hinsichtlich des Kriterium der Mitarbeiteranzahl eine Ausnahmestellung.
  6. Arbeitsablauf, Delegation und Überwachung am Beispiel des Tätigkeitsbereiches Bilanzierung und Steuererklärung - Die graphische Dokumentation von Arbeitsabläufen kann durch Aufgabengliederungspläne, durch Arbeitsgangdiagramme, Funktionendiagramme oder Flussdiagramme erfolgen.

In Bearbeitung

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Ablauforganisation in einzelnen Kanzleibereichen

  1. Ablauforganisation des Personalbereichs -
  2. Ablauforganisation der EDV -
  3. Ablauforganisation des Sekretariats   -   Das Sekretariat ist die Drehscheibe in der Kanzlei, denn die ein- und ausgehenden Informationen laufen meistens über das Sekretariat
  4. Ablauforganisation der Personalverrechnung -
  5. Ablauforganisation der Erstellung von Buchhaltungen   -   Als Hilfestellung zur einheitlichen Erstellung von Buchhaltungen wurde vom geschäftsführenden Steuerberater eine Arbeitsanweisung für Buchhaltungsarbeiten erstellt.
  6. Ablauforganisation der Erstellung von Jahresabschlüssen -
  7. Ablauforganisation der Steuerberatung -
  8. Ablauforganisation der betriebswirtschaftlichen Beratung -
  9. Ablauforganisation der Erstellung von Steuererklärungen
  10. Ablauforganisation der Beratung im Rahmen von Betriebsprüfungen

 

Stammdatenverwaltung

  1. Verwaltung der Klientenstammdaten
  2. Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten
  3. Verwaltung der Auftragsdaten
  4. Bedeutung der Klientenstammdaten

 

Informationsfluss

  1. Kommunikation im Gespräch
  2. Kommunikation per Telefon
  3. Kommunikation per E-Mail
  4. Kommunikation per Intranet
  5. Welche Maßnahmen werden dafür getroffen, dass der Informationsfluss ungehindert erfolgen kann?
  6. Wie werden Informationen beschafft?
  7. Wie werden Informationen weiter gegeben?
  8. Gibt es ein internes Kontrollsystem?

 

Auftragsplanung

  1. Organisation der Auftragsplanung - Es stellen sich Fragen wie: Gibt es Regeln für die Gesamtplanung der Aufträge? Gibt es Planungsarbeiten der Buchhaltung, der Personalverrechnung, der Bilanzierung? Wie erfolgt die laufende Kontrolle der Gesamtplanung?

 

Klientenzugang

  1. Ablauforganisation des Klientenzugangs   -   Die Erstgespräche mit Klienten werden vom geschäftsführenden Steuerberater oder vom Berufsanwärter abgehalten. 

 

Klientenabgang

  1. Ablauforganisation des Klientenabgangs -

 

Auftragsbearbeitung

  1. Informationseingang
  2. Aufgaben setzen und verteilen
  3. Erstellung eines Auftrages
  4. Bearbeitung eines Auftrages
  5. Verteilung eines Auftrages
  6. Delegierung eines Auftrages
  7. Erledigung eines Auftrages

 

Quotenregelung

  1. Stand der Quote

 

Leistungserfassung

  1. Diese hat spätestens am nächsten oder am übernächsten Tag zu erfolgen, so dass nie mehr als zwei Tage offen sind.
  2. In bmd kann man diesbezüglich eine Sperre einrichten, dass man das Programm nicht bedienen kann, wenn mehr als zwei Tage nicht eingetragen sind.
  3. Leistungserfassung eines Auftrages
  4. Erfassung und Abschluss der täglich erbrachten  Leistungen
  5. Grundlagen der Leistungserfassung
  6. Bearbeitung der offenen Leistungen

 

Honorarabrechnung

  1. Erstellung von Honorarnoten
  2. Abrechung eines Auftrages
  3. Grundlagen der Honorarnotenerstellung
  4. Regelmäßige Erstellung von Honorarnoten
  5. Leistungsverrechnung - Erstellung von Honorarnoten
  6. Anzahlungsrechnung
  7. Leistungsnachweise für Klienten

 

Auswertungen und Informationen

  1. Auswertungen
  2. Leistungsstatistik
  3. Bestandsveränderung
  4. Änderung des Bearbeitungszustandes
  5. Ausscheiden eines Kunden
  6. In ausgeschiedene Klienten noch Einsicht nehmen
  7. Korrektur Stundensätze
  8. Keine Leistungen können mehr eingetragen werden

 

Qualitätssicherung

  1. Gibt es Regeln für die Sicherung der Qualität bei der Auftragsausführung?
  2. Welche Maßnahmen gibt es zur Sicherung der Qualität der Arbeitsleistung der Mitarbeiter?
  3. Wie erfolgt die laufende Kontrolle der Qualität der Mitarbeiter?
  4. Die GuMoBe (Kanzleiablauf und Fachliches)

 

Controlling

  1. Gibt es aussagekräftige Informationen für die Kanzleiführung?
  2. Wie erfolgt die Leistungserfassung in der Kanzlei?
  3. Welche Berichte kommen als Auswertung zur Anwendung?
  4. Wie erfolgt die Erstellung von Honorarnoten?
  5. Zahlungseingang

 

Marketing

  1. Gibt es Vorgaben für die Erbringung von Marketingmaßnahmen?
  2. Gibt es Überlegungen zur Erstellung einer Corporate Identity?
  3. Gibt es Ziele und Überlegungen zur optimalen Gestaltung der Kanzleihomepage?
  4. Gibt es Überlegungen zum Ausbau einer virtuellen Steuerberatungskanzlei?

  

Einführung in das Thema

  1. Checklisten als Standardisierungshilfen #

NTCS-CRM

  1. bmd-Organizer
  2. Speichern von Dokumenten

 

Fußnoten

  1. 1.zurück Vgl. Bertl, Handbuch für Wirtschaftstreuhänder.

 

Sekretariat

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Eingang von Informationen

  • Persönlich
    • Wenn der Klient persönlich Informationen (Unterlagen) in die Kanzlei bringt, werden diese vom zuständigen Mitarbeiter entgegengenommen. Wenn die persönliche Entgegennahme nicht möglich ist, werden die Informationen im Sekretariat entgegengenommen und in das Eingangskisterl auf dem Tisch des Mitarbeiters abgelegt.
  • Post
  • Telefax
  • Telefon
  • E-Mail
  • FinanzOnline

Verarbeitung von Informationen

  • Aufgaben erteilen und verwalten
    • Durch die Erteilung von Aufgaben wird gewährleistet, dass diese ordentlich verwaltet werden können. Damit wird eine „Flut an Notizzetteln“ verhindert und die Gefahr ausgeschaltet, dass ein Notizzettel verloren geht.
    • Beispielfall: Ein Klient ruft in der Kanzlei an und möchte wissen, was er zu tun hat, wenn er aus bestimmten wirtschaftlichen Gründen in Deutschland ein zusätzliches Unternehmen gründet.
    • Arbeitsschritte
      • CRM
      • Aufgaben
      • Neu (F5) oder Bearbeiten (F6)
      • Löschen (F7)
      • Erledigt (Strg+E)
      • Delegieren (Strg+D)
      • Verteilen (Strg+T)

Ausgang von Informationen

  • t

 

Personalbereich

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Arbeitsplanung

  • t

Ausbildung der Mitarbeiter

  • t

 

Personalverrechnung

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  • text

 

Buchhaltung

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Beleganlieferung

  • t

Belegverarbeitung

  • Einmal die Arbeit machen und x-fach nutzen, in der Buchhaltung, im Jahresabschluss, in der Beratung, in der Klienteninformation

Belegarchivierung

  • Wo wird was abgelegt und wie wird es bearbeitet?

Belegrückgabe

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Mitarbeiterschulung

  • t

Klientenschulung

  • t

 

Jahresabschluss

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Klientenindividuelle Kontendurchsicht

  • Wie der Jahresabschluss optimal dokumentiert werden kann.

 

Steuerberatung

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Betriebsaufgabe

  • Erstellung von Arbeitsunterlagen zur Betriebsaufgabe
  • Erstellung eines Lernprogramms zur Betriebsaufgabe

Betriebsveräußerung

  • Erstellung von Arbeitsunterlagen zur Betriebsveräußerung
  • Erstellung eines Lernprogramms zur Betriebsveräußerung

Liquidation

  • Erstellung von Arbeitsunterlagen zur Liquidation
  • Erstellung eines Lernprogramms zur Liquidation

 

Betriebswirtschaft

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Planungsrechnung

  • Erstellung einer Planungsrechnung für einen Einnahmen-Ausgaben-Rechner
  • Erstellung eines Lernprogramms zur Planungsrechnung

Kostenrechnung

  • Erstellung einer Kostenrechnung
  • Erstellung eines Lernprogramms zur Kostenrechnung

 

Klienteninformation

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Regelmäßige Klienteninformationen

  • Erstellung einfach aufbereiteter und leicht verständlicher Klienteninformationen

Konteninhalte für Klienten

  • Erstellung von Konteninhalten für Klienten

 

Neue Dienstleistungen

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Evolutionäre Entwicklungen

  • t

Disruptive Entwicklungen

  • t

 

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