Führung eines Wareneingangsbuchs

WareneingangsbuchDas Wareneingangsbuch ist im Rahmen von Betriebsprüfungen die wichtigste Unterlage zur Feststellung der Vollständigkeit des Waren- und Materialeinsatzes und ermöglicht damit die kalkulatorische Verprobung des Betriebsergebnisses.

Damit kommt dem Wareneingangsbuch eine besondere Bedeutung zur Überprüfung der formellen und sachlichen Richtigkeit der Aufzeichnungen zu. Verstöße gegen die ordnungsgemäße Führung eines Wareneingangsbuches können zur Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung führen, und können auch eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des Finanzstrafgesetzes darstellen.

 

Wer ein Wareneingangsbuch führen muss und wer nicht

Nicht alle Unternehmer sind zur Führung eines Wareneingangsbuches verpflichtet.

Verpflichtung zur Führung eines Wareneingangsbuches

Gewerbetreibende, die eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen, sind zur Führung eines Wareneingangsbuches verpflichtet.

Keine Verpflichtung zur Führung eines Wareneingangsbuches

Keine Verpflichtung zur Führung eines Wareneingangsbuches besteht für

  • Land- und Forstwirte
  • Angehörige freier Berufe und sonstige Selbständige
  • Gewerbetreibende, die zur Buchführung verpflichtet sind oder freiwillig Bücher führen

 

Welche Waren in das Wareneingangsbuch einzutragen sind

In das Wareneingangsbuch eintragungspflichtige Gegenstände sind: Waren, Rohstoffe, Halberzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten. Weitere Voraussetzung ist, dass die Gegenstände zur gewerblichen Weiterveräußerung erworben werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Gegenstände unbearbeitet, bearbeitet oder verarbeitet werden. Die Gegenstände müssen auch eingetragen werden, wenn sie nachher für private Zwecke verwendet werden.

 

Was von den eintragungspflichtigen Waren in das Wareneingangsbuch einzutragen ist

Von den eintragungspflichtigen Gegenständen sind folgende Angaben in das Wareneingangsbuch einzutragen:

  • Fortlaufende Nummer der Eintragung
  • Tag des Wareneingangs oder der Rechnungsausstellung
  • Name (Firma) und Anschrift des Lieferanten
  • (Branchenübliche) Bezeichnung der Ware
  • Preis
  • Hinweis auf die dazugehörigen Belege

 

Wie die Eintragungen in das Wareneingangsbuch zu führen sind

  • Die Eintragungen in das Wareneingangsbuch sind in der richtigen zeitlichen Reihenfolge vorzunehmen.
  • Die Eintragungen in das Wareneingangsbuch müssen innerhalb einer Frist von einem Monat und fünfzehn Tagen nach Ablauf des maßgeblichen Kalendermonats erfolgen.
  • Gleichzeitig mit der Eintragung in das Wareneingangsbuch ist auf dem dazugehörigen Beleg die fortlaufende Nummer, unter welcher die Ware im Wareneingangsbuch eingetragen ist,  zu vermerken.

 

Technik der Führung des Wareneingangsbuchs

Es gibt keine Vorschriften, ob ein Wareneingangsbuch gebunden oder in Form von losen Blättern geführt werden.

In was eingetragen wird

Im Bürohandel gibt es verschiedene Formulare, welche den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Es können solche aber auch selbst Formulare angefertigt werden, die dann natürlich auch die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten müssen.

Auch eine automationsunterstützte Führung eines Wareneingangsbuches ist möglich. Sogar die Verwendung von Tabellenkalkulationsprogrammen ist möglich, allerdings nur unter der Voraussetzung, wenn durch das Betriebssystem oder durch Zusatzprogramme sichergestellt wird, dass Eintragungen nachträglich nicht mehr verändert oder gelöscht werden können. Eine normale Excel-Tabelle ist zu wenig!

Wie eingetragen wird

Die Eintragungen in das Wareneingangsbuch sind immer einem Monat zuzuordnen. Dabei ist auszuwählen, ob das Datum des Wareneingangs oder das Ausstellungsdatum der Rechnung zugrundegelegt wird. Der Tag der Rechnungsausstellung ist in der Regel die günstigere Variante, weil zu diesem Zeitpunkt alle Angaben bekannt sind. Wenn gar keine Rechnung ausgestellt wird, kann nur der Tag des Wareneingangs Anwendung finden.
Sämtliche Eintragungen eines Monats können auf einmal vorgenommen werden. Sie müssen aber spätestens einen Monat und fünfzehn (also 45) Tage vom Ende des Monats oder Kalendervierteljahres an gerechnet vorgenommen werden.

 

Was in ein Wareneingangsbuch noch eingetragen werden kann

Die Eintragungen im Wareneingangsbuch können auch dazu genutzt werden, noch andere Eintragungen, die von verschiedenen Steuergesetzen verlangt werden, vorzunehmen.

Vorsteuer

Die Aufzeichnung der Vorsteuer kann entweder im Wareneingangsbuch, im Kassabuch oder im Bankbuch erfolgen. Das Wareneingangsbuch ist in diesem Fall um die Spalte "Vorsteuer" zu erweitern.

Erwerbsteuer

Wenn ein Unternehmer Waren aus dem EU-Gemeinschaftsgebiet bezieht, tätigt er einen innergemeinschaftlichen Erwerb. Er ist dann verpflichtet, die nach Steuersätzen getrennte Bemessungsgrundlage aufzuzeichnen. Das Wareneingangsbuch ist in diesem Fall um die Spalten "innergemeinschaftliche Erwerbe" und "Erwerbsteuer" zu erweitern.

Einfuhrumsatzsteuer

Wenn ein Unternehmer Waren aus Drittländern bezieht, tätigt er eine Einfuhr für welche Einfuhrumsatzsteuer zu entrichten ist. Er ist dann verpflichtet, die nach Steuersätzen getrennte Bemessungsgrundlage und die für die Einfuhr entrichtete Einfuhrumsatzsteuer aufzuzeichnen. Das Wareneingangsbuch ist in diesem Fall um die Spalten "Einfuhren" und "Einfuhrumsatzsteuer" zu erweitern.

Rabatte, Skonti, Gutschriften

Wenn die Vorsteuer aus dem Wareneinkauf erfasst wird, ist darauf zu achten, dass die Eingangsrechnung eventuell um entsprechende Abzüge verringert wird und daher niedrigere Beträge bezahlt werden. Es hat dann eine entsprechende Korrektur der Vorsteuer laut Eingangsrechnung auf die Vorsteuer laut Zahlungsbetrag zu erfolgen. Das Wareneingangsbuch ist in diesem Fall um die Spalte "Zahlungsbetrag" zu erweitern.

Zahlungskontrolle

Damit die Bezahlung einer Rechnung auch dokumentiert ist, empfiehlt es sich das Wareneingangsbuch um die Spalten "Zahlungstag" und "Belegnummer" zu erweitern. Das Wareneingangsbuch liefert in einem solchen Fall zusätzliche Informationen über offene Lieferantenrechnungen.

 

Erleichterungen bei der Führung eines Wareneingangsbuchs im Gaststättengewerbe

Vereinfachte Führung des Wareneingangsbuchs

Das Wareneingangsbuch kann in der Weise vereinfacht geführt werden, dass

  • die Belege sämtlicher Wareneingänge jeweils getrennt nach ihrer (branchenüblichen Sammel)Bezeichnung in richtiger zeitlicher Reihenfolge mit einer fortlaufenden Nummer versehen werden,
  • die Beträge jährlich für das abgelaufene Wirtschaftsjahr jeweils getrennt nach der (branchenüblichen Sammel)Bezeichnung des Wareneingangs zusammengerechnet werden und die zusammengerechneten Beträge in das Wareneingangsbuch eingetragen werden,
  • die Berechnungsunterlagen zu den Summenbildungen (Rechenstreifen) aufbewahrt werden.

Behandlung der Eingangsrechnungen

Während des Jahres sind die Eingangsrechnungen getrennt nach Warengruppen gemäß ihrer branchenüblichen Sammelbezeichnung abzulegen. Dabei ist darauf zu achten, dass sie in richtiger zeitlicher Reihenfolge abgelegt und mit eienr fortlaufenden Nummer versehen werden. Für sämtliche Eingangsrechnungen der jeweiligen Warengruppen sind Jahressummen zu bilden, die dann in das Wareneingangsbuch einzutragen sind. Die Berechnungsunterlagen zu den Summenbildungen (Rechenstreifen) sind aufzubewahren.

Warengruppen

Als Warengruppen kommen insbesondere in Betracht: Küche, Heißgetränke, Speiseeis, Brot und Gebäck, Rauchwaren, Hilfsstoffe und sonstige Wareneinkäufe.

 

Erleichterungen bei der Führung eines Wareneingangsbuchs für den Lebensmittel- und Gemischtwarenhandel

Vereinfachte Führung des Wareneingangsbuches

Das Wareneingangsbuch kann in der Weise vereinfacht geführt werden, dass

  • die Belege sämtlicher Wareneingänge jeweils getrennt nach ihrer (branchenüblichen Sammel)Bezeichnung in richtiger zeitlicher Reihenfolge mit einer fortlaufenden Nummer versehen werden,
  • die Beträge jährlich für das abgelaufene Wirtschaftsjahr jeweils getrennt nach der (branchenüblichen Sammel)Bezeichnung des Wareneingangs zusammengerechnet werden und die zusammengerechneten Beträge in das Wareneingangsbuch eingetragen werden,
  • die Berechnungsunterlagen zu den Summenbildungen (Rechenstreifen) aufbewahrt werden.

Behandlung der Eingangsrechnungen

Während des Jahres sind die Eingangsrechnungen getrennt nach Warengruppen gemäß ihrer branchenüblichen Sammelbezeichnung abzulegen. Dabei ist darauf zu achten, dass sie in richtiger zeitlicher Reihenfolge abgelegt und mit eienr fortlaufenden Nummer versehen werden. Für sämtliche Eingangsrechnungen der jeweiligen Warengruppen sind Jahressummen zu bilden, die dann in das Wareneingangsbuch einzutragen sind. Die Berechnungsunterlagen zu den Summenbildungen (Rechenstreifen) sind aufzubewahren.

Warengruppen

Als Warengruppen kommen insbesondere in Betracht:

  • Waren, die einem  10 %igen Umsatzsteuersatz unterliegen
  • Waren, die einem 20 %igen Umsatzsteuersatz unterliegen, ausgenommen Getränke
  • Getränke, die einem 10 %igen Umsatzsteuersatz unterliegen
  • Getränke, die einem 20 %igen Umsatzsteuersatz unterliegen

 

Artikelinformationen

Bilder

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Haftungsausschluss

Die obigen (und auf den nachfolgend verlinkten wtwiki-Seiten enthaltenen) Informationen werden von Steuerberatern (und anderen Berufsgruppen) für Steuerberater erstellt. Sie stellen eine nach bestem Wissen und Gewissen erstellte Erstinformation dar und eine diesbezügliche Haftung ist daher ausgeschlossen.

 

Ein Kommentar vorhanden

  1. Roland Beranek

    Roland Beranek

    • am 20.12.2017, 15:52 Uhr

    Unter BMD NTCS kann das WEB während des Buchens oder in der automatischen Bankauszugsverbuchung gleich miterfasst werden.